Wat zijn realistische restvoorraden in de mode retail?

Om je inkoopplanning op orde te hebben, zul je altijd rekening moeten houden met realistische restvoorraden. Maar wat zijn realistische doelstellingen daarin? Natuurlijk kun je afgaan op een uitgebreide historische data-analyse die je haalt uit 1 van jouw systemen. Maar wat als je die niet hebt? Of wat als je een nieuwe artikelgroep opent? Wat zijn de basiscijfers waar je vanuit kunt gaan? In dit artikel duiken we in een gestructureerde aanpak om restvoorraden te beheren, met concrete handvatten voor categorisatie, restvoorraadpercentages en de impact op je marge.

Stap 1: Categoriseren van Artikelen

Om te bepalen wat de maximale restvoorraad kan zijn, begin je met een cruciale vraag: welke verkoopmomenten heb je allemaal voor de artikelen die je inkoopt? Dit betekent dat je in de toekomst moet kijken om de uiterste verkoopdatum van een artikel vast te stellen. Is dat over 90 dagen, een jaar of misschien twee jaar? Dit hangt natuurlijk volledig af van het type artikel dat je inkoopt.

Daarom is categoriseren een eerste, onmisbare stap. Door artikelen te groeperen op basis van hun commerciële waarde tijdens verkoopcyclus, krijg je grip op hoe lang een product (goed) verkoopbaar blijft. In een eerder artikel (zie referentie naar dat artikel) heb ik beschreven hoe je artikelen kunt kenmerken op basis van factoren zoals seizoensgebondenheid, modegevoeligheid en levenscyclus. Dit helpt je om inkoop- en verkoopdata te structureren. De hoofdcategorieën bestaan in elk geval uit:

• Inspiratieartikelen (fashion): Producten met een korte levenscyclus, die snel uit de mode raken.

• Seizoensartikelen (seasonals): Denk aan winterjassen of zwemkleding, die slechts in een specifiek seizoen verkopen.

• Basisartikelen (noos, never-out-of-stock): Standaardproducten die het hele jaar door stabiel verkopen.

Met deze categorisatie kun je per type artikel beter inschatten hoe lang het verkoopbaar blijft en wanneer de uiterste verkoopdatum nadert.

Stap 2: Realistische restvoorraden per categorie vaststellen

Zodra je artikelen hebt gecategoriseerd, kun je per categorie realistische restvoorraden gaan bepalen. Dit koppel je aan de verkoopmomenten en de bijbehorende marges. Laten we seizoensproducten als voorbeeld nemen. Voor deze producten kun je een gefaseerde verkoopcyclus opstellen, met afprijzingsrondes om de voorraad te reduceren. Een mogelijke standaard ziet er zo uit:

• Non-sale periode: 90 dagen waarin het artikel voor de volle prijs (en dus volle marge) wordt verkocht.

• 1ste sale: 15 dagen met een eerste afprijzing.

• 2nd sale: 15 dagen met een verdere afprijzing.

• Final sale: 30 dagen met de laatste afprijzing.

• Outlet sale 1st try: Een eerste poging om resterende voorraad via outletkanalen te verkopen.

• Outlet sale 2nd try: Een tweede poging via outlets.

• Loss: Wat overblijft, wordt aangeboden aan een opkoper of wordt vernietigd, maar wordt sowieso financieel afgeschreven tegen 0 euro.

Jij weet als ondernemer of inkoper het uiteindelijk het beste welke afprijzingsrondes binnen welke termijnen het beste werken voor welke categorie. Vul deze dan ook vooral in n.a.v. jouw eigen inzicht. Dit kun je onderbouwen o.b.v. historische verkoopdata, maar uiteindelijk is het natuurlijk ook gewoon gebaseerd op een beetje “gevoel” te hebben met je handel.

Vervolgens kun je voor iedere elke fase kun je een realistisch restvoorraadpercentage vaststellen. Bijvoorbeeld:

• Na non-sale periode: 40% van de ingekochte voorraad blijft over.

• Na 1ste sale: 30% blijft over.

• Na 2nd sale: 20% blijft over.

• Na final sale: 10% blijft over.

• Na outlet sale 1st try: 7,5% blijft over.

• Na outlet sale 2nd try: 5% blijft over.

Dit overzicht laat zien hoe de voorraad geleidelijk afneemt naarmate je door de verkoopfasen gaat. Uiteindelijk houd je in dit voorbeeld 5% restvoorraad over, die niet meer verkoopbaar is.

Bij het inschatten van de restvoorraden per periode, maak je dus eigenlijk een inschatting van de doorverkoop op de artikelgroep. Hoe succesvol je bent in de doorverkoop tijdens een afprijzingsronde is sterk afhankelijk van hoe de verschillende artikelen zijn gepositioneerd tussen de rest van je catalogus. Meer informatie over het positioneren van uitverkoop artikelen vind je terug in het artikel; hoe positioneer ik mijn artikelen ten gunste van doorverkoop en marge?.

Stap 3: Beheren van restvoorraden en de Impact op je marge

Als basisregel kun je aannemen dat 5% van je totale inkoopvolume volledig mag worden afgeschreven. Dit betekent dat je deze voorraad aan het einde van alle verkoopmomenten tegen 0 euro afboekt, wat direct als kosten wordt opgenomen ten nadele van je winst/resultaat. Dit heeft een rechtstreekse impact op je winstmarge, omdat elke euro die je afschrijft ten koste gaat van je winst.

Het is cruciaal om hier in je jaarbudgetten rekening mee te houden. Door deze afschrijvingen mee te nemen in je financiële planning, krijg je een realistischer beeld van je marge en dus de winstgevendheid van je inkoop. Stel, je koopt voor €100.000 aan seizoensproduct in. Dan kun je verwachten dat €5.000 (5%) uiteindelijk verloren gaat. Dit verlies moet je direct incalculeren, zodat je met de rest van je inkoopplanning voldoende marge compensatie artikelen kan inplannen om te voorkomen dat je marge achteraf tegenvalt.

Conclusie

Realistische doelstellingen voor restvoorraden in de retail vragen om een systematische aanpak. Begin met het categoriseren van je artikelen op basis van een realistische commerciële waarde en verkoopcyclus. Dit geeft je inzicht in de levensduur van je producten. Vervolgens stel je per categorie restvoorraadpercentages vast, gekoppeld aan de verkoopfasen en beoogde marges.

Toch is het onvermijdelijk dat een klein percentage – in ons voorbeeld 5% – wordt afgeschreven. Uiteindelijk heb je altijd, winnaars en verliezers in je collectie. Door dit te accepteren en in je budgettering op te nemen, kun je je demand planning aanscherpen en je restvoorraden effectief beheren. Dit leidt niet alleen tot een efficiëntere voorraad, maar ook tot een gezondere financiële basis voor jouw retailbedrijf.